Портал Государственных услуг
Кировская область
Хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов и фондов
Хранение, комплектование (формирование), учёт, и использование архивных документов и архивных фондов
Общая информация
Заявление руководителя или составление договора о передаче документов на хранение
Кто может получить услугу
- юридические лица, образованные в соответствии с законодательством Российской Федерации - организации и должностные лица постоянно проживающие и работающие на территории Арбажского района Кировской области
- Физические лица - граждане Российской Федерации, проживающие на территории Арбажского района Кировской области
- Физические лица - граждане Российской Федерации, проживающие на территории Арбажского района Кировской области
Основания для отказа в оказании услуги
отсутствие полного пакета документов
Отсутствие утверждённых описей дел постоянного или долговременного сроков хранения и НСА (научно-справочного аппарата) к ним на ЭПК управления по делам архивов Кировской области, при необходимости - договора передачи докуменов на хранение.
Дела предлагаемые к передаче на хранение в Отдел, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно-методических документов Росархива.
документы не подготовлены к сдаче, согласно требований делопроизводства
Отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение;
Наличие в представленных документах серьёзных исправлений, повреждений не ползволяющих однозначно истолковывать их содержание.
наличие правоприемника или вышестоящего органа
Наличие правоприемника данной организации или вышестоящая организация работает в том же режиме и может взять документы на хранение в ведомственный архив
Отсутствие утверждённых описей дел постоянного или долговременного сроков хранения и НСА (научно-справочного аппарата) к ним на ЭПК управления по делам архивов Кировской области, при необходимости - договора передачи докуменов на хранение.
Дела предлагаемые к передаче на хранение в Отдел, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно-методических документов Росархива.
документы не подготовлены к сдаче, согласно требований делопроизводства
Отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение;
Наличие в представленных документах серьёзных исправлений, повреждений не ползволяющих однозначно истолковывать их содержание.
наличие правоприемника или вышестоящего органа
Наличие правоприемника данной организации или вышестоящая организация работает в том же режиме и может взять документы на хранение в ведомственный архив
Срок оказания услуги
Срок выполнения данной процедуры: - утверждение описей на ЭПК в управлении от 1 до 3 месяцев;
приём документов от 40 минут до 8 часов (рабочий день), в зависимости от количества и объёма принимаемых на хранение документов; Получение акта приёма- передачи документов 20 минут
приём документов от 40 минут до 8 часов (рабочий день), в зависимости от количества и объёма принимаемых на хранение документов; Получение акта приёма- передачи документов 20 минут
Результаты услуги
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является приём документов на муниципальное хранение.
Или устный отказ в предоставлении услуги: - если отсутствуют утверждённые описи дел постоянного хранения или долговременных сроков хранения и научно-справочного аппарата к ним на ЭПК управления по делам архивов Кировской области;
- дела, предлагаемые к передаче на хранение в Отдел, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно-методических документов РОСАРХИВА;
- отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение;
- наличие в представленных документах серьёзных исправлений, повреждений, не позволяющих однозначно истолковывать их содержание.
Или устный отказ в предоставлении услуги: - если отсутствуют утверждённые описи дел постоянного хранения или долговременных сроков хранения и научно-справочного аппарата к ним на ЭПК управления по делам архивов Кировской области;
- дела, предлагаемые к передаче на хранение в Отдел, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно-методических документов РОСАРХИВА;
- отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение;
- наличие в представленных документах серьёзных исправлений, повреждений, не позволяющих однозначно истолковывать их содержание.
Как можно подать документы
- Через законного представителя
- Лично
Как можно получить результаты оказания услуги
- Через законного представителя
- Лично (Срок оказания услуги составит 30 дней)
Контроль за оказанием услуги
1 Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых проверок (осуществляется на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановых проверок, в том числе проверок по конкретным обращениям пользователей. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая проверка).
2 Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется заведующим Отдела.
3 Ответственность должностных лиц Отдела за соблюдение сроков и порядка проведения административных процедур, установленных настоящим Регламентом, закрепляется в их должностных инструкциях.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования по предоставлению муниципальной услуги.
4 По результатам контроля, при выявлении допущенных нарушений, заведующий Отдела принимает решение об их устранении.
Фиксация результата оказания услуги
Заведующим архивным отделом при получении полного комплекта документов (описей в 4-х экземплярах, научно-справочного аппарата к описям), данный пакет документов проверяется, пишется заключение, заполняется титульный лист заносятся данные о полученных документах в журнал упорядочения описей и документы высылаются почтой или с уполномоченным лицом в управление по делам архивов Кировской области для утверждения и согласования. После возврата документов, в журнал вносятся данные о согласовании ЭПК управления по делам архивов Кировской области, затем сообщается руководителю организации, описи передаются руководителю или ответственному лицу организации. Затем архивные документы включенные в описи передаются руководителем или специалистом в муниципальный архив по акту о приёме документов.
Права Заявителя и обязанности органа власти
Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц архивного отдела (муниципального архива), а также сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, некорректном поведении или нарушении служебного поведения должностными лицами архивного отдела в порядке установленном действующим законодательством Российской Федерации.
Заявители имеют право обратиться с устным или письменным обращением в адрес администрации района. При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения не должен превышать 15 дней со дня регистрации обращения. Указанный срок может быть продлён по решению заведующим архивного отдела. О продлении срока рассмотрения обращения заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.
В случае, если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся, о чем уведомляется заявитель, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранеенаправляющими обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Архивный отдел осуществляет запись Заявителя на личный приём, информирует заявителя о дате, времени, месте приёма, должности, фамилии, имени и отчестве ответственного работника, осуществляющего приём.
Права и обязанности муниципальных служащих, оказывающих муниципальную услугу, отражены в их должностных инструкциях.
Заявители имеют право обратиться с устным или письменным обращением в адрес администрации района. При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения не должен превышать 15 дней со дня регистрации обращения. Указанный срок может быть продлён по решению заведующим архивного отдела. О продлении срока рассмотрения обращения заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.
В случае, если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся, о чем уведомляется заявитель, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранеенаправляющими обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Архивный отдел осуществляет запись Заявителя на личный приём, информирует заявителя о дате, времени, месте приёма, должности, фамилии, имени и отчестве ответственного работника, осуществляющего приём.
Права и обязанности муниципальных служащих, оказывающих муниципальную услугу, отражены в их должностных инструкциях.
Сведения об оплате
Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно