Портал Государственных услуг

Кировская область

 

alt=
 
Общий каталог услуг / Культура и СМИ / Культурные ценности / Хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов ...

Хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов и фондов

Хранение, комплектование (формирование), учёт, и использование архивных документов и архивных фондов

 
 

Общая информация

Заявление  руководителя  или  составление   договора  о передаче  документов  на  хранение

Кто может получить услугу

- юридические лица, образованные в соответствии с законодательством Российской Федерации - организации и должностные лица постоянно проживающие и работающие на территории Арбажского района Кировской области
- Физические лица - граждане Российской Федерации, проживающие на территории Арбажского района Кировской области

Основания для отказа в оказании услуги

отсутствие полного пакета документов
Отсутствие  утверждённых  описей дел  постоянного  или  долговременного  сроков  хранения и НСА (научно-справочного аппарата) к ним на ЭПК  управления по делам  архивов  Кировской области, при необходимости - договора  передачи  докуменов на хранение.
Дела предлагаемые к передаче на  хранение  в  Отдел,  не  подготовлены  в  соответствии  с  требованиями  нормативно-методических  документов  Росархива.


документы не подготовлены к сдаче, согласно требований делопроизводства
Отсутствие  упорядоченности  документов,  передаваемых  на  хранение;
Наличие  в  представленных  документах  серьёзных  исправлений,  повреждений  не  ползволяющих  однозначно истолковывать  их  содержание.

наличие правоприемника или вышестоящего органа
Наличие  правоприемника данной  организации  или  вышестоящая  организация  работает  в  том  же  режиме  и  может  взять  документы  на  хранение  в  ведомственный  архив

Срок оказания услуги

Срок выполнения  данной  процедуры: - утверждение описей на ЭПК в управлении  от 1 до 3 месяцев;
                                                              приём документов от 40 минут до 8 часов (рабочий день), в зависимости от количества и объёма принимаемых на хранение документов; Получение акта приёма- передачи документов  20 минут

Результаты услуги

Конечным  результатом предоставления муниципальной  услуги  является  приём  документов  на  муниципальное  хранение.
Или  устный  отказ  в  предоставлении  услуги: -  если  отсутствуют  утверждённые описи дел постоянного  хранения  или  долговременных сроков  хранения  и научно-справочного  аппарата  к  ним  на  ЭПК  управления  по  делам  архивов  Кировской  области;
- дела, предлагаемые  к  передаче  на  хранение  в  Отдел,  не  подготовлены  в  соответствии  с  требованиями  нормативно-методических  документов  РОСАРХИВА;
- отсутствие  упорядоченности  документов,  передаваемых  на  хранение;
- наличие  в  представленных  документах  серьёзных  исправлений,  повреждений,  не  позволяющих  однозначно  истолковывать  их  содержание.





















Как можно подать документы

  • Через законного представителя
  • Лично

Как можно получить результаты оказания услуги

  • Через законного представителя
  • Лично (Срок оказания услуги составит 30 дней)

Контроль за оказанием услуги

1  Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых проверок (осуществляется на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановых проверок, в том числе проверок  по конкретным обращениям пользователей. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая проверка).

2  Текущий  контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется заведующим  Отдела.

3 Ответственность должностных лиц  Отдела за соблюдение сроков и порядка проведения административных процедур, установленных настоящим  Регламентом, закрепляется в их должностных инструкциях.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования по предоставлению муниципальной услуги.

4 По  результатам  контроля, при выявлении допущенных нарушений, заведующий   Отдела принимает решение об их устранении.

Фиксация результата оказания услуги

Заведующим  архивным  отделом  при  получении полного  комплекта документов  (описей в 4-х  экземплярах, научно-справочного аппарата к описям), данный  пакет документов проверяется, пишется заключение, заполняется  титульный  лист  заносятся  данные  о  полученных  документах  в  журнал  упорядочения  описей и  документы  высылаются  почтой  или  с  уполномоченным  лицом  в  управление  по  делам архивов  Кировской  области  для  утверждения  и  согласования.  После  возврата  документов, в  журнал  вносятся  данные   о  согласовании   ЭПК  управления по делам  архивов  Кировской области,   затем   сообщается  руководителю  организации, описи  передаются  руководителю или ответственному  лицу  организации.  Затем архивные документы  включенные  в  описи передаются   руководителем  или   специалистом   в  муниципальный  архив по акту о приёме   документов.

Права Заявителя и обязанности органа власти

Получатели  муниципальной  услуги  имеют право на  обжалование  действий  или  бездействия  должностных лиц  архивного отдела (муниципального архива), а также сообщить  о  нарушении своих  прав  и  законных  интересов, противоправных  решениях, некорректном  поведении  или  нарушении  служебного поведения  должностными  лицами  архивного  отдела  в  порядке  установленном  действующим  законодательством  Российской  Федерации.
Заявители имеют   право  обратиться  с  устным  или  письменным  обращением  в  адрес  администрации района. При  обращении  заявителей  в  письменной  форме  срок  рассмотрения не  должен  превышать 15  дней со дня регистрации  обращения. Указанный  срок может быть продлён  по  решению заведующим архивного  отдела. О продлении срока рассмотрения  обращения  заявитель  уведомляется  письменно  с  указанием  причин  продления.
В случае,  если  текст письменного  обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение  не  даётся,  о чем  уведомляется  заявитель,  если  его  фамилия  и  почтовый  адрес  поддаются  прочтению.
В случае,  если  в  письменном  обращении  гражданина  содержится вопрос,  на  который  ему  неоднократно  давались  письменные  ответы  по  существу,  в  связи  с ранеенаправляющими  обращениями,  и  при  этом  в  обращении  не приводятся  новые  доводы  или  обстоятельства,  заведующий  архивным  отделом, вправе  принять  решение  о  безосновательности  очередного  обращения и прекращении  переписки  с  гражданином  по  данному  вопросу, при  условии, что   указанное  обращение  и  ранее  направляемые  обращения  направлялись  в  архивный  отдел.  О  данном  решении  уведомляется  гражданин,  направивший  обращение.
Архивный  отдел  осуществляет запись  Заявителя  на  личный  приём,  информирует  заявителя  о  дате,  времени,  месте  приёма,  должности, фамилии,  имени  и  отчестве  ответственного  работника,  осуществляющего  приём.
  Права  и  обязанности  муниципальных  служащих,  оказывающих  муниципальную  услугу,  отражены  в их должностных  инструкциях.

Сведения об оплате

Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно
Войти в личный кабинет