Общие сведения
Краткое наименование государственной услуги:
Проставление и заполнение апостиля
Полное наименование государственной услуги:
Государственная услуга "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства"
Ответственный орган:
Управление по делам архивов Кировской области
Раздел:
Гражданство Прочее
Направления деятельности:
Участвующие организации:
Описание:
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:
Результат:
Результатами предоставления государственной услуги являются:

Срок предоставления государственной услуги не должен превышать тридцати пяти рабочих дней со дня внесения ответственным за проставление апостиля записи в книгу (журнал) регистрации апостиля (графа 2) о дате приема документов по прилагаемой форме № 1.

Сведения о консультировании:

Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги даются письменно и (или) устно ответственным за проставление апостиля в рабочее время.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственный за проставление апостиля информирует обратившихся по следующим вопросам:

о местонахождении областных государственных и муниципальных архивов, предоставляющих архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подлежащие направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;

об определении необходимости проставления апостиля для легализации архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подлежащих направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;

по разъяснению установленного порядка проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подлежащих направлению или вывозу за границу, подготовленных органами, организациями, расположенными на территории Кировской области;

о требованиях к документам, предъявляемым для проставления апостиля;

о сроке предоставления государственной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги. Телефон ответственного за проставление апостиля: (8332) 64-40-63.
Сведения об оплате:
Государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации справках, выданных архивными органами по обращениям граждан, проживающих за пределами территории Российской Федерации (п.12 части 3 статьи 333.35 Налогового Кодекса Российской Федерации (часть вторая)
Предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, осуществляется бесплатно.
 
Государственная пошлина за проставление управлением апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных областными государственными архивами, муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Кировской области, взимается с заявителя при личном его обращении в управление для предоставления государственной услуги в размере 1500 рублей в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового Кодекса Российской Федерации (часть вторая).

Платежные реквизиты по перечислению государственной пошлины.

КОД  ДОХОДА
80910807300010000110
УФК по Кировской области (Управление по делам архивов Кировской области л/с 04402003400)
р/сч 40101810900000010001 в ГРКЦ ГУ Банка России по Кировской области г. Киров
БИК 043304001


Основания для отказа:
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
В проставлении и заполнении апостиля отказывается:



документов не соответствуют представленным в управлении по делам архивов образцам подписи и оттиска печати;

- подчистку(и),
- приписку(и),
- нечёткость изображения элементов оттиска,
- визуально различимые выдавливания краски за края контура рисунка оттиска,
искажения деталей оттиска, «смазывания», «стирания»;

Сведения об обжаловании:
Действия (бездействие) и решения должностных лиц, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном (внесудебном) порядке.
Жалоба, поступившая в управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа управления, должностного лица управления в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации или в иной срок в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушения срока предоставления государственной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государст-венной услуги;

отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;

отказа в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

требования с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

отказа управления, должностного лица управления в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» либо с использованием Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Кировской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Действия (бездействия) и решения ответственного за проставление апостиля могут

быть обжалованы:

(тел./факс  (8332) 64-49-56;


Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, сведения о должностном лице органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, пре-доставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением, действиями (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

По результатам рассмотрения жалобы управление принимает одно из следующих решений:
удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;
отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.3.5 Административного регламента, заявителю в письменной форме и по его желанию в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
Ответ на жалобу управлением не дается в следующих случаях:
в письменной жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
текст письменной жалобы не поддается прочтению;
в письменной жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;
ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Управлением рассмотрение жалобы прекращается в случае принятия такой жалобы к рассмотрению судом.

Процедуры работы по обращениям Заявителей
Проставление и заполнение апостиля
Срок выполнения:

Срок предоставления государственной услуги не должен превышать тридцати пяти рабочих дней со дня внесения ответственным за проставление апостиля записи в книгу (журнал) регистрации апостиля (графа 2) о дате приема документов по прилагаемой форме № 1.
Срок выдачи (направления) результата предоставления государственной услуги не должен превышать десяти рабочих дней со дня внесения ответственным за проставление апостиля записи в книгу (журнал) регистрации апостиля (графа 9) о дате проставления апостиля.
Основание:

Основанием для начала предоставления государственной услуги является:

обращение заявителя с документами в управление, в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, поступление документов по почте либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью заявителя, с использованием электронных средств связи, в том числе через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Кировской области;

поступление документов в управление через дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными  для предоставления управлением по делам архивов Кировской области государственной услуги:



Результат:
Конечными результатами предоставления государственной услуги являются:
-проставление и заполнение апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов, подлежащей пересылке или вывозу за границу, подготовленной исполнителем по запросу (анкете?заявлению) российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства;
-отказ в проставлении и заполнении апостиля на архивной справке, архивной выписке и копиях архивных документов, подготовленной исполнителем по запросу заявителя.
Контроль:

Текущий контроль за соблюдением и исполнением требований к предоставлению государственной услуги, осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения ответственным за проставление апостиля положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, и периодичность его проведения устанавливаются начальником управления на основании приказа.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления.

Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании приказов начальника управления.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновному должностному лицу применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Фиксация:

При наличии оснований для отказа в проставлении и заполнении апостиля, указанных в подпунктах 2.8.3 – 2.8.8 Административного регламента, ответственный за проставление апостиля вносит в книгу (журнал) регистрации апостиля запись (графа 8), в которой указывается причина отказа предоставления государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.8 Административного регламента, и ставит свою подпись.

В случае поступления документов в управление непосредственно от заявителя ответственный за проставление апостиля выдает заявителю архивную справку, архивную выписку и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля с письменным разъяснением причин отказа.

В случае поступления документов в управление через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг и при указании заявителем его в качестве способа получения результата предоставления государственной услуги ответственный за проставление апостиля в срок не позднее двух рабочих дней с момента принятия решения об отказе в проставлении и заполнении апостиля передает архивную справку, архивную выписку и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля с письменным разъяснением причин отказа в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

В случае поступления документов в управление от исполнителя либо посредством почтовой связи ответственный за проставление апостиля передает архивную справку, архивную выписку и копии архивных документов ответственному за делопроизводство в управлении для отправки ее заявителю с письменным уведомлением о причинах отказа.

Выдача архивной справки, архивной выписки и копий архивных документов с проставленным и заполненным апостилем осуществляется следующим образом:

в случае поступления документов в управление непосредственно от заявителя ответственный за проставление апостиля выдает заявителю архивную справку, архивную выписку и копии архивных документов с проставленным и заполненным апостилем;

в случае поступления документов в управление через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг и при указании заявителем его в качестве способа получения результата предоставления государственной услуги ответственный за проставление апостиля в срок не позднее двух рабочих дней с момента проставления и заполнения апостиля передает архивную справку, архивную выписку и копии архивных документов с проставленным и заполненным апостилем в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг;

в случае поступления документов в управление от исполнителя либо посредством почтовой связи ответственный за проставление апостиля передаёт ответственному за делопроизводство в управлении архивную справку, архивную выписку и копии архивных документов с проставленным и заполненным апостилем для отправки заявителю.

Формы обращения:
Формы предоставления:
Основания для отказа
В проставлении и заполнении апостиля отказывается, если::
НПА:
  • Административный регламент по предоставлению управлением по делам архивов Кировской области государственной услуги по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства", утвержденный постановлением Правительства Кировской области от 22 января 2013 г. N 192/10 - 192/10
  • Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 31.05.2012 № 566 - 566
  • Постановление Правительства Кировской области от 24.09.2008 N 147/396 "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Кировской области" (в ред. от 03.05.2012 N 150/246) - 147/396
  • Цели обращения:
    Проставление и заполнение апостиля
    Описание:

    Апостиль - специальный штамп, проставлением и заполнением которого заверяются официальные документы (в том числе архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов), которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства, подписавших Конвенцию, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, заключенную в Гааге 05.10.1961.

    (в ред. Приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8).

    Непосредственное исполнение запросов, поступивших из-за рубежа, осуществляют исполнители: областные государственные архивы, муниципальные архивы, иные органы и организации, расположенные на территории Кировской области, при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
    Входящие документы
    Архивная справка, архивная выписка и копии архивных документов, подлежащие пересылке или вывозу за границу (1 экз. , Обязательный )
    Комментарий:
    При обращении заявителя по электронным каналам связи для решения вопроса о необходимости проставления апостиля предоставляется электронный образ документа.
    Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя. (1 экз. , Обязательный )
    Комментарий:
    При поступлении по каналам электронной/почтовой связи предоставляется копия документа, при личном обращении предоставляется оригинал документа для снятия копии.
    Образцы подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцами печатей (1 экз. , Может быть получен в ходе оказания услуги )
    Комментарий:
    Предоставляют только органы и организации (кроме государственных и муниципальных архивов). 
    Копия запроса (анкеты-заявления) российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства для исполнения запроса, поступающего из-за рубежа (1 экз. , Обязательный )
    Заявление о проставлении апостиля на архивной справке, архивной выписке и копиях архивных документов (1 экз. , Обязательный )
    Сценарии завершения
    Не проставление и не заполнение апостиля
    Комментарий:
    Тип:
    Отказ в предоставлении услуги
    Исходящие документы:
    Архивная справка, архивная выписка и копии архивных документов, подлежащие пересылке или вывозу за границу (1 экз. , прочее )
    Комментарий:
    Возвращается исполнителю  с не проставленным и не заполненным апостилем
    Письменный отказ или уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги (1 экз. , не определено )
    Юридически-значимые действия:
    Не проставление и не заполнение апостиля
    Комментарий:
    Возвращение архивной справки, архивной выписки и копии архивного документа без проставленного и заполненного апостиля вместе с письменным отказом или уведомлением об отказе, о чём  в  "Книге (журнале) регистрации апостиля" делается соответствующая запись с указанием причины отказа и распиской в получении.
    Проставление и заполнение апостиля
    Комментарий:
    Тип:
    Положительный результат оказания услуги
    Исходящие документы:
    Архивная справка, архивная выписка и копии архивных документов, подлежащие пересылке или вывозу за границу (1 экз. , прочее )
    Юридически-значимые действия:
    Проставление и заполнение апостиля
    Комментарий:

    Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа «Апостиль», форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

    Штамп «Апостиль» должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа «Апостиль» должен содержать текст на французском языке.

    Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа «Апостиль» способом не допускается.

    Оттиск штампа «Апостиль» проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

    В случае проставления оттиска штампа «Апостиль» на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа «Апостиль» нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на «звездочке» и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

    В строке 1 отттиска штампа «Апостиль» указывается страна, в которой проставляется апостиль. 
    При заполнении апостиля в строке 2 оттиска штампа «Апостиль» указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов, представленную для проставления апостиля.
    В строке 3 оттиска штампа «Апостиль» указывается в родительном падеже должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов, представленную для проставления апостиля.
    В строке 4 оттиска штампа «Апостиль» указывается официальное наименование областного государственного архива, муниципального архива, иного органа, организации, представившей архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов.
    В строке 5 оттиска штампа «Апостиль» в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
    В строке 6 оттиска штампа «Апостиль» цифрами указывается дата проставления апостиля.
    В строке 7 оттиска штампа «Апостиль» указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ.
    В строке 8 оттиска штампа «Апостиль» указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Книге (журнале) регистрации апостиля.
    В строке 9 оттиска штампа «Апостиль» проставляется гербовая печать управления по делам архивов.
    В строке 10 оттиска штампа «Апостиль» ставится подпись лица, проставившего апостиль.
    Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа «Апостиль» не допускается.